تُعد الأقسام الإدارية بكلية الحاسبات والذكاء الاصطناعي ببنها العمود الفقري الذي يدعم جميع الأنشطة الأكاديمية والإدارية داخل الكلية. تعمل هذه الأقسام على ضمان سير العمل بكفاءة وفعالية لتحقيق أهداف الكلية ورؤيتها المستقبلية. وفيما يلي قائمة الأقسام الإدارية ودورها.

• شئون الدراسات العليا وشئون التعليم والطلاب

• تنظيم ملفات طلاب الدراسات العليا وطلاب المرحلة الجامعية.
• متابعة إجراءات القيد والتسجيل والامتحانات والنتائج.
• استخراج الشهادات والتقارير الرسمية للطلاب.
• الرد على استفسارات الطلاب وتقديم الخدمات الإدارية.

• شئون العاملين

• متابعة ملفات العاملين وتحديث بياناتهم.
• إدارة التعيينات، الترقيات، والإجازات.
• تطبيق اللوائح الإدارية والقوانين.
• حفظ السجلات والملفات الوظيفية.

• رعاية الشباب

• تنظيم الأنشطة الطلابية الثقافية والرياضية والاجتماعية.
• دعم وتنمية مهارات الطلاب غير الأكاديمية.
• رعاية الطلاب المتميزين وتشجيع المواهب.
• الإشراف على الاتحادات والجمعيات الطلابية.

• المشتريات

• توفير احتياجات الكلية من أدوات وأجهزة ومستلزمات.
• متابعة العقود والمناقصات وفق اللوائح المالية.
• الإشراف على توريد الأصناف ومطابقتها للمواصفات.
• حفظ السجلات والفواتير الخاصة بالمشتريات.

• شئون أعضاء هيئة التدريس

• إدارة ملفات أعضاء هيئة التدريس.
• متابعة الترقيات والإعارات والإجازات.
• حفظ السجلات الرسمية والتقارير الأكاديمية.
• تقديم الدعم الإداري لهيئة التدريس.

• المكتبة

• تقديم خدمات الإعارة والاطلاع للطلاب والباحثين.
• تنظيم وفهرسة المراجع والكتب والدوريات.
• إدارة قواعد البيانات والكتب الإلكترونية.
• دعم البحث العلمي وتوفير مصادر المعلومات.

• شئون الخريجين

• متابعة ملفات الخريجين وحفظ بياناتهم.
• استخراج الشهادات والسجلات النهائية.
• تقديم خدمات للطلاب بعد التخرج.

• العلاقات الثقافية

• متابعة الاتفاقيات والبروتوكولات مع الجامعات والمؤسسات.
• تنظيم الأنشطة الثقافية والدولية.
• دعم التبادل الطلابي والأكاديمي.

• قسم IT (تكنولوجيا المعلومات)

• الإشراف على البنية التحتية التكنولوجية للكلية.
• تقديم الدعم الفني للأجهزة والشبكات.
• متابعة تحديث وصيانة الأنظمة الإلكترونية.
• دعم التحول الرقمي والخدمات الإلكترونية.

• قسم MIS (نظم المعلومات الإدارية)

• إدارة قواعد بيانات الطلاب والامتحانات.
• تطوير الأنظمة الخاصة بالتسجيل والدراسة.
• إعداد تقارير دورية دقيقة للإدارة العليا.
• دعم القرارات الأكاديمية من خلال البيانات.

• السكرتارية

• تنظيم المراسلات والخطابات الرسمية الصادرة والواردة.
• استقبال الزوار والرد على الاستفسارات.
• إعداد وترتيب الاجتماعات وتحرير محاضرها.
• حفظ الملفات والسجلات الإدارية.
• دعم الإدارات الأخرى في الأعمال الكتابية والتنظيمية.

• الاستحقاقات

• إعداد وتجهيز كشوف المرتبات للعاملين.
• حساب الاستحقاقات المالية (مرتبات – حوافز – بدلات – مكافآت – خصومات).
• متابعة تطبيق القوانين واللوائح المالية.
• حفظ سجلات مالية دقيقة وسرية.

• الخزنة

• الإشراف على صرف النفقات.
• متابعة الإيرادات والمصروفات.
• حفظ السجلات المالية والمستندات الرسمية.
• التنسيق مع الإدارة المالية والجهات الرقابية.

• الأمن والسلامة

• متابعة أمن المباني والمنشآت.
• الإشراف على دخول وخروج الأفراد.
• تطبيق لوائح السلامة العامة.
• دعم بيئة آمنة للطلاب والعاملين.

• الأرشيف

• حفظ وتنظيم المستندات الرسمية.
• تصنيف الملفات وتسهيل استرجاعها.
• ضمان سرية وحماية الوثائق.

• المعامل

• تجهيز وتشغيل المعامل والأجهزة.
• متابعة الصيانة الدورية للمعامل.
• تطبيق إجراءات السلامة داخل المعامل.

• الصيانة

• إصلاح الأعطال بالمباني والمرافق.
• متابعة صيانة الأجهزة والمعدات.
• الحفاظ على البنية التحتية للكلية.
• دعم الإدارات في احتياجات الصيانة.

• العمال (الخدمات المعاونة)

• الحفاظ على نظافة المباني والقاعات.
• تقديم الدعم اللوجستي للإدارات المختلفة.
• مساعدة في تنظيم الفعاليات والأنشطة.
• المساهمة في تهيئة بيئة مناسبة للعمل والدراسة.